LEADERSHIP : KOMUNIKASI KEPEMIMPINAN

7.1 Pentingnya Komunikasi

Komunikasi kepemimpinan terdiri dari pesan-pesan seorang pemimpin yang berakar pada nilai dan budaya organisasi serta amat penting bagi stakeholder utama, seperti karyawan, pelanggan, mitra strategis, pemegang saham dan media. Pesan-pesan ini berpengaruh terhadap visi, misi dan perubahan organisasi.

Ciri-ciri komunikasi kepemimpinan menceminkan beberapa hal yaitu :

1.      Kepentingan : Mengenai isu-isu besar yang mencerminkan organisasi di masa sekarang dan masa mendatang (misalnya ; individu, kinerja, produk dan jasa)

2.      Nilai : Menggambarkan visi, misi dan budaya

3.      Konsistensi : Memberi contoh nilai yang dinyatakan dan perilaku

4.      Irama : Terjadi secara berkala dan terus menerus

Komunikasi kepemimpinan dirancang untuk melibatkan pendengar, memproleh komitmen dan akhirnya menciptkan suatu ikatan kepercayaan antara pemimpin dan pengikut. Komunikasi kepemimpinan juga melakukan hal-hal lebih jauh : mendorong untuk memperoleh hasil, membuat pemimpin dan pengikut mampu bekerjasama dengan cara yang lebih efisien karena mereka mengerti berbagai isu dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan.

            Secara terinci dalam pesan-pesan kepemimpinan terkandung hal-hal berikut :

1.      Memperkuat visi dan misi organisasi. Pesan-pesan ini membuat orang tahu kemana arah organisasi dan apa yang diperjuangkannya.

2.      Mendorong prakarsa transformasi, misalnya : perubahan. Pesan-pesan ini mempersiapkan orang untuk melakukan sesuatu yang berbeda dan memberikan alasannya.

3.      Mengeluarkan ajakan untuk bertindak. Pesan-pesan ini mengajak orang untuk bersatu mendukung suatu prakarsa. Pesan-pesan tersebut menyatakan apa yang harus dilakukan dan bagaimana cara melakukannya.

4.      Memperkuat kemampuan organisasi. Pesan-pesan ini menonjolkan kekuatan perusahaan dan dirancang untuk membuat orang betah dengan organisasi tempat mereka bekerja.

5.      Menciptakan lingkungan yang dapat menumbuhkan motivasi. Pesan-pesan ini memberikan alasan mengapa sesuatu dilakukan dan menciptakan jalan menuju kesuksesan yang dapat diikuti oleh setiap orang. Pesan-pesan tersebut juga menggambarkan manfaat kesuksesan, misalnya organisasi yang lebih bersaing, lebih berpeluang melakukan promosi atau meningkatkan kompensasi.

6.      Mempromosikan produk atau jasa (dan memperkuat hubungannya dengan visi, misi dan nilai organisasi). Pesan-pesan ini menempatkan apa yang dihasilkan organisasi dalam misi, budaya dan nilai organisasi. Misalnya, kita menghasilkan produk yang meningkatkan kualitas hidup orang banyak.

7.2 Empat Tipe Komunikator Kepemimpinan

Peran yang kita mainkan sebagai pembicara-pemimpin di depan publik sepenuhnya terserah kita. Aturan umumnya, semakin mirip kita di panggung dengan pribadi kita yang sesungguhnya, maka presentasi kita akan menjadi lebih penuh arti dan dapat dipercaya. Terdapat empat model presentasi kepemimpinan, yaitu :

1.      Tipe Expert

       Tipe Expert berpegang pada misi organisasi-apa organisasi itu dan bagaimana organisasi menjalankan bisnisnya. Tipe Expert mendasarkan pengambilan keputusannya pada fakta dan kaitan fakta itu dengan lingkungan bisnis-bagaimana perusahaan dapat mengantisipasi dan memanfaatkan peluang pasar. Pemimpin perusahaan bisa juga seorang Expert. Mereka mengendalikan sumberdaya manusia dengan ketat, selalu mengawasi apakah mereka mempunyai orang yang tepat untuk melakukan pekerjaan-pekerjaannya dan apa yang mereka butuhkan untuk mengembangkan generasi pemimpin yang akan datang.

2.      Tipe Visionary

 Tipe Visionary adalah pemimpin yang lebih percaya pada tujuan daripada kata-kata. Gaya bicaranya datang dari kedalaman batin, dari nilai-nilai inti batinnya. Tujuannya adalah meyakinkan, mengubah pandangan orang lain. Kepemimpinannya tidak berhenti ketika kata-katanya berhenti. Sebaliknya, kepemimpinan berlanjut terus dalam perilaku kesehariannya. Tipe Visionary memiliki keinginan yang melalmpaui kata-kata. Pesan itu sendiri selalu terkandung dalam apa yang dikatakan pembicara-sama halnya dengan tipe Expert-namun yang memberinya kekuatan adalah keyakinan pemimpin mengenai tujuan. Tipe Visionary sebagai pemimpin-pembicara disajikan dengan kegairahan. Ia percaya pada tujuan dan ingin orang lain merangkulnya.

3.      Tipe Coach

       Tipe komunikasi kepemimpinan ketiga merupakan kombinasi dari dua tipe sebelumnya-sebagian Visionary, sebagian Expert. Tipe Coach adalah kolaborator, seorang yang terpanggil berdasarkan keahliannya dalam bidang tertentu. Tipe coach adalah orang yang suka bergonta-ganti organisasi. Mereka mencari cara unik untuk berkomunikasi dengan individu, dengan menemukan apa yang memotivasi orang tersebut, misalnya uang lebih banyak, promosi atau prestise. Begitu tipe Coach mengetahui hal-hal yang memotivasinya, ia dapat memberi kemudahan untuk membantu orang tersebut agar berhasil. Pemimpin bertipe Coach harus menyesuaikan fokusnya sepanjang hari agar mengena pada kebutuhan individu maupun tim. 

4.      Tipe Transformer

       Tipe komunikator kepemimpinan keempat adalah sebagian Visionary, sebagian Expert, tapi tipe ini cenderung ke Visionary. Tipe ini adalah Transformer. Tugasnya adalah meyakinkan-mengubah pendapat orang. Para transformer juga merupakan bagian dari Visionary. Mereka tahu kemana harus membawa orang-orangnya dan mereka memakai keterampilan menjual untuk meyakinkan orang agar mengikuti mereka. Seorang transformer sebagai pembicara memiliki informasi dan keyakinan untuk mempengaruhi pendengar agar menerima pandangannya.

v  Gaya komunikasi kepemimpinan seseorang bisa berbeda untuk setiap situasi. Suatu hari bisa jadi kita perlu menjadi seorang Expert, sesuai misi organisasi. Lain kali, mungkin kita bertindak sebagai Coach karena ingin memberi saran, tetapi hati-hati untuk membiarkan pendengar memutuskannya sendiri. Dan lain kali, mungkin kita berkomunikasi empat cara, tergantung situasinya.

7.3 Syarat Pesan Kepemimpinan : Empat M

Pesan kepemimpinan harus mengkomunikasikan informasi dan membuka pintu agar pendengar berpartisipasi. Pesan kepemimpinan harus melakukan Empat M, yaitu Menginformasikan, Melibatkan, Membangkitkan dan Mengundang, sebagai berikut :

1.      Menginformasikan kepada karyawan apa inti persoalannya dan apa yang harus mereka lakukan. Pemimpin berkewajiban memberikan penjelasan tentang situasi kepada karyawannya, entah situasi itu baik atau buruk. Contoh yang baik dari pemimpin yang selalu memberikan informasi kepada karyawannyayaitu Jack Welch dari General electric dan rich Teerlink dari Harley Davidson. Kedua CEO ini memberitahu karyawannya tentang apa yang terjadi dalam perusahaan. Mereka menghadiri dan berpartisipasi ketika stakeholder dan pihak-pihak lain menyampaikan gagasan mereka. Mereka juga menggunakan waktunya untuk mendengarkan pelanggan. Itu berarti secara pribadi mereka mendapat informasi tentang berbagai persoalan. Ketika datang saat untuk mengkomunikasikan secara internal, mereka melakukannya berdasarkan pengetahuan yang dapat dipercaya. Ingatlah, meskipun tidak ada berita, pemimpin harus selalu menampakkan diri. Bila pemimpin tidak terlihat atau terdengar, muncul kerisauan. Hal itu memberi kesempatan timbulnya gosip.

2.      Melibatkan orang lain dengan memancing masukan dari mereka. Herb Kelleher, pendiri Southwest Airlines, adalah ahli dalam hal melibatkan orang lain. Dengan mengadakan perjalanan keliling dalam pesawatnya, ia bertemu dan berbaur dengan karyawan dari seluruh lapisan dalam organisasi, dari eksekutif sampai petugas tiket dan petugas bagasi. Keterbukaannya menghilangkan hambatan imajiner antara atasan dan karyawan. Dengan berbuat demikian, ia mengundang orang untuk mengangkat berbagai persoalan dan menawarkan saran-saran.

3.      Membangkitkan imajinasi orang tentang apa yang dapat mereka lakukan agar keadaan diri dan organisasi mereka menjadi lebih baik. Imajinasi merupakan sarana mental yang kuat. Perhatikan contoh, Mohandas Gandhi dalam gerakan kemerdekaan India. Kata-kata dan teladan Gandhi, digabung dengan karisma yang muncul dari komitmen dan kesederhanaannya, menyatukan sebuah bangsa untuk memikirkan kemungkinan merdeka dari Inggris. Ketika ribuan orang pemimpin daris etiap daerah menginginkan pemisahan, Gandhi lah yang menyalakan api dan memberi semangat dengan kata-kata dan teladan.

4.      Mengundang karyawan untuk berpartisipasi  dalam perusahaannya, baik dalam pemenuhan sasaran maupun transformasi budaya. Pemimpin yang berbicara mengenai apa yang dapat dilakukan karyawan untuk dan oleh mereka sendiri adalah pemimpin yang memahami perannya sebagai pemberi inspirasi terhadap tindakan dan perubahan. Sebagai contoh, Joe Torre tidak pernah memukul, menangkap dan melempar bola untuk tim softbol Yankee-nya, meskipun dialah yang mengundang para bintang dan pemain-pemain lainnya untuk bergabung sebagai tim agar menang. Undangannya membuat para pemain dari berbagai posisi merasa dapat berkontribusi dan hasilnya mereka menang. Pelatih sukses lain melakukan hal yang sama dan dalam proses itu menciptkan kemenangan : menang di papan skor dan menang untuk jiwa kolektif tim.

7.4 Perencanaan Komunikasi Kepemimpinan

7.4.1  Strategi Komunikasi Kepemimpinan

Komunikasi kepemimpinan memainkan peran di garis depan, baik dalam mengkomunikasikan perubahan maupun dalam meneguhkan budaya organisasi. Perencanaan komunikasi sangatlah penting dalam mengembangkan pesan kepemimpinan yang sesuai dengan budaya, menemukan cara untuk mengkomunikasikan perubahan dan menjamin kredibilitas yang berkesinambungan.

            Setelah mengetahui persoalan organisasi, kita dapat merencanakan strategi komunikasi. Strategi komunikasi harus menggemakan visi, misi dan strategi bisnis organisasi. Strategi itu harus menjelaskan kepada karyawan kemana arah organisasi itu, bagaimana cara untuk sampai ke tujuan dan apa yang harus dilakukan untuk menjamin agar mereka searah dengan perusahaan. Strategi komunikasi dirancang untuk tujuan-tujuan berikut :

1.      Mengembangkan dan meneguhkan ikatan kepercayaan yang harus ada antara pemimpin dan pengikut. Posisikan pemipin sebagai orang yang dapat dipercaya dan pantas didukung. Winston Churchill adalah pemimpin yang tepat pada saat yang tepat, ketika banyak orang berada dalam bahaya dan memerlukan tuntunan dan kepemimpinan mereka

2.      Menegaskan visi, misi dan nilai-nilai organisasi. Meneguhkan apa yang diperjuangkan organisasi dan diyakini orang-orang di dalamnya. Robert Redfort mendirikan Sundance Institute untuk mendukung pembuatan film independen dan ia terus aktif mendukung misinya melalui tindakan dan komunikasi.

3.      Memudahkan alur informasi dua arah diseluruh tingkat organisasi, termasuk dari manajer ke karyawan, dari karyawan ke manajer, dan dari rekan ke rekan. Usahakan komunikasi daapt mengalir ke atas, dari pengikut ke pemimpin. Komunikasi ke atas menjaga hubungan pemimpin dengan karyawan dan membuat suara karyawan dapat didengar sehingga mengembangkan pembagian tanggung jawab dalam perusahaan. Rich Teerlink di Harley Davidson menekankan perlunya komunikasi yang terbuka dan jujur sebagai sarana untuk menghasilkan perubahan yang langsung dan positif.

4.      Menciptakan pendorong efektifitas organisasi (misalnya, membuat sesuatu terjadi). Katakan kepada karyawan tentang apa yang sedang terjadi, apa yang akan terjadi sesudahnya dan apa yang akan terjadi sebagai akibat dari tindakan mereka. Steve Jobs membiarkan karyawan Apple tahu mengapa mereka perduli pada pekerjaan mereka dan membuat mereka bangga dengan keunggulan yang mereka ciptakan dalam dunia desain dan teknologi.

5.      Mendorong pencapaian hasil. Capailah apa yang seharusnya dihasilkan organisasi: membuat produk yang bermutu, memberikan pelayanan yang luar biasa, meningkatkan taraf kehidupan karyawan dan sebagainya. Jack Welch cakap menggerakkan organisasi untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Ia menggunakan komunikasi untuk memprioritaskan pentingnya memberi informasi.

7.4.2 Empat Saluran Komunikasi Kepemimpinan

Sebagaimana manusia menggunakan komunikasi yang berbeda-beda, kata-kata, gerakan, isyarat untuk menarik perhatian, organisasi juga menggunakan berjenis saluran komunikasi. Secara khusus, organisasi menggunakan empat jenis saluran komunikasi. Meskipun penggunaan empat saluran sekaligus untuk mengkomunikasikan satu prakarsa bisa menguntungkan, namun organisasi sering memilih satu saluran untuk satu pesan :

1.      Komunikasi organisasional menyangkut cara karyawan, tim dan organisasi berkomunikasi satu lawan satu, kelompok dengan kelompok atau dalam lingkup seluruh organisasi. Tidak ada aturan ketat mengenai mana yang termasuk ”komunikasi organisasi” dan mana yang bukan, tetapi cobalah berpikir begini : Inilah cara pesan disebarluaskan ke seluruh organisasi

2.      Komunikasi editorial menyangkut pesan yang dirancang untuk mendapatkan dukungan pihak ketiga, media pada khususnya dan publik pada umumnya. Humas mengirimkan berita untuk mendeskripsikan apa yang sedang terjadi dalam organisasi. Berita ini dapat meliputi produk dan jasa baru atau menjelaskan perkembangan internal yang berhubungan dengan karyawan dan program. Umumnya berita ini mengandung pandangan yang menguntungkan perusahaan. Bentuk komunikasi ini dirancang agar digunakan oleh media eksternal (siaran radio, majalah, surat kabar, publikasi bisnis) untuk mengembangkan pemberitaan mereka yang diharapkan bersifat informatif dan positif.

3.      Komunikasi pemasaran menyangkut komunikasi yang dirancang untuk mengemukakan suatu pandangan, misalnya untuk menjual atau mengadakan promosi. Komunikasi pemasaran biasanya efektif untuk mengkomunikasikan sesuatu yang mendesak. Anda dapat menyusun pesan sedemikian rupa sehingga anda berkonsentrasi pada ”apa untungnya bagiku” sebagai cara untuk meyakinkan orang bahwa perubahan, program atau prakarsa itu akan bermanfaat bagi mereka, baik sebagai individu maupun bagian dari perusahaan.

4.      Komunikasi web adalah komunikasi pada situs Web. Pesan ini dapat dikembangkan hanya sebagai e-messages (pesan elektronik) atau sebagai pelengkap dari artikel, video dan media lain. Ada dua metode populer, pertama adalah Webcast, yakni siaran video mengenai presentasi atau percakapan yang disiarkan melalui Web dan terbatas pada pelanggan, misalnya karyawan, dealer, media atau kelompok lain. Metode kedua adalah Webchat yang memungkinkan pemimpin untuk menjawab pertanyaan yang dikirim melalui ratron. Terkadang jawaban itu hanya berupa suara atau pesan teks.

7.4.3 Media Bagi Saluran Komunikasi

Media merupakan sarana dalam berkomunikasi seperti video, brosur, artikel koran atau poster. Jenis media yang kita pilih tergantung dari pentingnya pesan. Memang semua pesan kepemimpinan itu penting, tetapi ada pesan yang lebih penting daripada yang lain. Berikut saran-saran yang dapat dipertimbangkan :

1.      Video memberi peluang pada pemimpin untuk berbicara langsung pada pendengar dan menambahnya dengan informasi serta fakta sehingga menekankan isu pokok. Sebagai contoh, jika isunya adalah penerapan rencana strategis baru, pemimpin dapat mengundang orang-orang yang berbeda dari seluruh organisasi untuk mengungkapkan harapan-harapannya atau pemimpin dapat juga mengemukakan rencananya untuk mengubah organisasi dan melaksanakan rencana tersebut. Sebagai tambahan, pemimpin beserta timnya dapat memberikan komentar mengenai bentuk perusahaan baru tersebut bila rencana itu berhasil.

2.      Rapat umum memberi kesempatan untuk memperkenalkan pesan kepemimpinan secara langsung di depan karyawan dari seluruh organisasi. Pemimpin harus mengambil peran, baik di kantor maupun di lapangan. Ia harus menjelaskan alasan dilakukannya perubahan, baik itu rencana strategis baru ataupun prosedur baru untuk perusahaan.Rapat umum bisa ditutup dengan seruan untuk bertindak, meminta semua orang untuk melaksanakan gagasan baru tersebut. Rapat harus meminta masukan dan kontribusi dari semua orang. 

3.      Pertemuan tim dapat membahas konsep-konsep yang diperkenalkan dalam rapat umum karyawan. Pertemuan kecil merupakan tempat tim dan individu berperan dalam kepemilikandan mewujudkannya. Dalam pertemuan tim harus ada banyak diskusi. Kepemilikan gagasan tidak dapat dilaksanakan. Orang harus tertarik pada gagasan itu dan membicarakannya terlebih dahulu.

4.      Pertemuan berhadap-hadapan merupakan kesempatan bagi pemimpin tim untuk mengulangi harapan dan membawa pesan pemimpin ke tingkat pribadi. Pemimpin tim harus mencoba mendapatkan opini karyawan dan menutup pembicaraan dengan ajakan pribadi untuk bertindak, meminta karyawan untuk mengungkapkan apa yang akan dilakukannya untuk menjamin keberhasilan rencana tersebut.

5.      Webcast sangat ideal untuk memungkinkan pemimpin berbicara langsung kepada pendengar dengan cara yang gamblang. Gambar video akan ditayangkan melalui komputer karyawan sehingga setting nya akrab dan bersifat langsung. Pikirkan pesan sebagai kesempatan bagi pemimpin untuk berbicara berhadap-hadapan dengan setiap orang dalam organisasi.

6.      Media cetak merumuskan pesan; termasuk brosur, poster atau kartu saku. Banyak organisasi mencetak visi, misi dan nilai pada kartu saku sehingga semua karyawan memilikinya.Beberapa perusahaan membuat visi dan pernyataan misinya dalam bentuk gambar serta mencetaknya dalam bentuk poster.  Sebagai contoh, Kellog’s membuat brosur empat warna yang menggambarkan visi, misi dan nilai untuk armada penjualan serta harapan atas kinerja penjualan.

7.      Rilis media dibuat untuk mendapatkan perhatian media: televisi, radio, koran dan publikasi bisnis. Manfaatkan media itu untuk mengkomunikasikan isu-isu penting kepada khalayak atau dunia bisnis. Tindak lanjuti dengan seorang wartawan khusus untuk menguraikan berita-berita tersebut secara panjang lebar untuk memastikan sampainya pesan anda. Jika kita memelihara relasi yang baik dengan media, kita lebih berpeluang dalam dimuatnya informasi kita.

8.      Spanduk dapat menarik perhatian orang dan berperan sebagai pengingat pesan. Tempatkan spanduk di kafetaria atau tempat-tempat ramai lainnya. Misalnya, jika kita mengunjungi kamp militer, kita sering melihat spanduk berisi slogan di tempat kerja penting, seperti hanggar pesawat atau garasi tank. Demikian pula di dalam loker tim sepak bola, maka kita akan menemukan spanduk berisi slogan tim untuk tahun itu tergantung di tempat-tempat yang menonjol.

9.      Ratron sangat baik untuk mengulangi pesan kepemimpinan inti dan informasi  tentang kemajuan dalam tahap-tahap sasaran. Ratron dapat juga dipakai untuk menyiagakan, memberitahu karyawan bahwa suatu peristiwa (misalnya, pertemuan karyawan) akan diadakan. 

10.  Voicemail adalah metode yang dapat digunakan pemimpin untuk mengirimkan pesan. Kita dapat menggunakan Voicemail seperti menggunakan ratron, tetapi Voicemail mempunyai kelebihan, yaitu sentuhan pribadi. Voicemail menampilkan suara dan kepribadian si pembicara. Seperti halnya ratron, pesan Voicemail juga harus ringkas dan lugas. Jika tidak, pesan akan dihapus.

7.4.4 Menerapkan Rencana Untuk Membangkitkan Umpan Balik

Pemimpin harus memahami bahwa umpan balik akan terjadi secara spontan. Orang akan menjawab pesan dengan berbagai cara : membicarakannya dengan rekan sekerja, membicarakannya dengan teman-temannya atau kadang-kadang berbicara kepada media (tentu saja tidak untuk disiarkan). Hal yang perlu dilakukan oleh pemimpin adalah menetapkan saluran umpan balik yaitu dengan berbagai cara :

1.      Rencanakan umpan balik. Ketika kita mengembangkan rencana komunikasi, buatlah simpul umpan balik dalam proses itu. Sebagai bagian proses perencanaan, biarkan orang-orang dalam organisasi mengetahui bahwa kita merangsang umpan balik dan membahas bersama-sama hasil umpan balik dengan mereka.

2.      Rancanglah pertemuan khusus seputar umpan balik. Gerakkan pemimpin tim untuk membuat pertemuan umpan balik. Satu-satunya pokok pembicaraan untuk pertemuan semacam itu adalah diskusi mengenai berbagai isu. Kita juga dapat menyediakan alat bantu meeting in box dengan pertanyaan-pertanyaan untuk membantu para manajer yang tidak terbiasa dengan proses umpan balik untuk merangsang karyawan membicarakan isu-isu tersebut.

3.      Masukkan umpan balik yang diperoleh ke dalam Website. Pilihlah contoh ratron dan masukkan ke dalam website. Hilangkan nama responden; tindakan ini untuk melindungi kerahasiaan responden dan juga menjaga orang agar tidak memfokuskan perhatian pada pribadi, tetapi pada gagasan.

4.      ”Berkelilinglah” untuk mendapatkan umpan balik. Bangkit dan berjalan-jalanlah ke berbagai ruangan. Tanyakan apa yang sedang di pikirkan karyawan. Cara trebaik yang dapat dilakukan pemimpin adalah membiasakan diri makan di kafetaria karyawan, paling tidak seminggu.